Om gebruikers van de MGallery MICE-service (“Service”), toegankelijk op mgallerymice.accor.com, in staat te stellen om te profiteren van de functionaliteiten en vele voordelen van de Service, zoals het creëren van een MGallery MICE-account dat het versturen, volgen van offerteaanvragen en interacties met hotels mogelijk maakt waaraan u een verzoek stuurt voor de organisatie van evenementen, verwerkt ACCOR LUXURY & LIFESTYLE SAS, met haar hoofdkantoor gevestigd op 82, rue Henri Farman, CS 20077, 92445 ISSY-LES-MOULINEAUX, enkele van uw persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke.
Om u transparante informatie te verstrekken over deze verwerking en uw daarmee samenhangende rechten, heeft ACCOR LUXURY & LIFESTYLE SAS dit Handvest opgesteld.
- WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERZAMELD?
Wanneer u de Service gebruikt en een offerteaanvraag wilt indienen bij één of meerdere hotels voor de organisatie van een evenement, zijn wij verplicht om de volgende persoonlijke gegevens over u te verzamelen:
- Verplichte informatie bij het aanmaken van uw MGallery MICE-account en het indienen van uw offerteaanvraag: aanhef, naam, voornaam, e-mail, telefoon, taal, wachtwoord.
- Optionele informatie binnen uw MGallery MICE-account: secundair telefoonnummer, postadres, factuurgegevens.
- Informatie met betrekking tot uw offerteaanvraag: locatie, datum van het evenement, aantal genodigden.
- Uw voorkeuren of speciale verzoeken die u kunt formuleren bij het indienen van uw offerteaanvraag.
Om aan uw verzoeken te voldoen of u de juiste service te bieden, stellen wij een ruimte voor vrije opmerkingen ter beschikking. Dit stelt u in staat om uw voorkeuren of andere informatie die u nuttig acht in verband met uw verzoek, te verstrekken. In dit verband nodigen wij u uit om geen ongepaste, overdreven of beledigende opmerkingen te schrijven en geen informatie te verstrekken die gevoelige gegevens in de zin van artikel 10 van de AVG kan bevatten. Deze gevoelige gegevens omvatten:
- Gegevens die de raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap onthullen.
- Gegevens betreffende de gezondheid, het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijk persoon.
- WAARVOOR WORDEN UW GEGEVENS VERZAMELD EN HOELANG WORDEN ZE BEWAARD?
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens om u in staat te stellen een MGallery MICE-account aan te maken, de verzending van uw offerteaanvragen te beheren en te interacteren met het (de) geselecteerde hotel(s).
Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de serviceovereenkomst (algemene voorwaarden) waarvan u partij bent met betrekking tot het gebruik van uw MGallery MICE-account, het versturen en beheren van offerteaanvragen gericht aan het geselecteerde hotel.
Tenzij wettelijke of regelgevende bepalingen anders bepalen, worden uw gegevens 3 jaar bewaard vanaf uw laatste activiteit.
- VOORWAARDEN VOOR TOEGANG DOOR DERDEN TOT UW PERSOONSGEGEVENS
Uw persoonlijke gegevens zijn bestemd voor het bevoegde personeel van SO LUXURY HMC dat verantwoordelijk is voor de website sofitelmice.accor.com, evenals voor de externe dienstverlener die verantwoordelijk is voor het beheer van de Service.
Uw persoonlijke gegevens worden ook doorgegeven aan de hotels waaraan u een offerteaanvraag heeft gestuurd, als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.
Wij kunnen ook, krachtens een wettelijke verplichting, verplicht zijn om uw persoonlijke gegevens door te geven aan een administratieve autoriteit of een bevoegde openbare instantie.
- OVERDRACHT VAN GEGEVENS BUITEN DE EER
Uw gegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden overgedragen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van uw offerteaanvraag of wanneer passende en adequate waarborgen zijn voorzien.
- GEGEVENSBEVEILIGING
ACCOR LUXURY & LIFESTYLE SAS neemt passende technische en organisatorische maatregelen, in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen, om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies of wijziging, misbruik en onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking, ongeacht of deze acties onwettig of toevallig zijn. Hiertoe hebben wij technische maatregelen (zoals firewalls), organisatorische maatregelen (zoals een identificatie/wachtwoordsysteem en fysieke beschermingsmiddelen voor toegang tot de infrastructuur) geïmplementeerd om de constante vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en -diensten te waarborgen, evenals organisatorische maatregelen om de veiligheid van de verwerking te waarborgen.
- UW RECHTEN
U heeft het recht om informatie te verkrijgen en toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens die door ACCOR LUXURY & LIFESTYLE SAS zijn verzameld, onder voorbehoud van de toepasselijke wettelijke bepalingen. U heeft ook het recht om uw gegevens te laten rectificeren, te laten wissen of de verwerking ervan te laten beperken. Bovendien heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om instructies vast te stellen voor de verwerking van uw gegevens na uw overlijden (zogeheten post mortem recht). U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
Als u deze rechten wilt uitoefenen, schrijf dan naar het adres dataprivacy.mgallerymice@accor.com.
Omwille van de vertrouwelijkheid en bescherming van uw persoonlijke gegevens, zullen wij u moeten identificeren om op uw verzoek te kunnen reageren. Hiertoe kan u, in geval van redelijke twijfels over uw identiteit, worden gevraagd om een kopie van een officieel identiteitsdocument, zoals een identiteitskaart of paspoort, bij uw verzoek te voegen. In dit geval volstaat een zwart-wit kopie van de voorzijde van een van deze documenten.
Alle verzoeken zullen zo snel mogelijk en in overeenstemming met de toepasselijke wet worden verwerkt.
U kunt uw rechten ook uitoefenen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens die worden bewaard en verwerkt door een hotel in zijn hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke. Hiervoor moet u rechtstreeks contact opnemen met dit hotel. U vindt alle nodige informatie om contact op te nemen met een hotel op de website sofitelmice.accor.com.
Ten slotte kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit en kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Accor Groep door te schrijven naar accorhotels.dpo@accor.com.
- BIJWERKINGEN
Wij kunnen dit handvest periodiek wijzigen. Daarom raden wij u aan om dit handvest regelmatig te raadplegen.
Laatste bijwerkingsdatum: 23/05/2025